Wie du ganz einfach den Überblick über deine Aufgaben behalten kannst

Verlierst du öfter mal den Überblick über deine Aufgaben, weil du einfach zu viel zu tun hast? Vielleicht ist es dir auch schon passiert, dass du eine wichtige Aufgabe vergessen hast? Das ist ärgerlich und hat im schlimmsten Fall für dich und deinen Kunden Konsequenzen. Damit es erst gar nicht so weit kommt, möchte ich dir heute ein einfaches, aber äußerst effektives Mittel vorstellen: die gute alte To-do-Liste. Eine To-do-Liste hilft dir dabei, alle Aufgaben im Blick zu behalten und deine Arbeit perfekt zu organisieren.

Warum lohnt es sich, eine To-Do-Liste zu führen? Was genau sind denn die Vorteile?

1. Alle Aufgaben werden auf einer Liste gesammelt. Du hast also einen kompletten Überblick.
2. Durch das Aufschreiben bekommst du den Kopf frei.
3. Du kannst deinen Tag besser organisieren und entspannter angehen, wenn du einen Überblick über alle anstehenden Arbeiten hast. Deine To-do-Liste erinnert dich an Aufgaben, die du sonst in der Hektik vergessen könntest.
4. Sie ist einfach und schnell erstellt. Du brauchst keine teuren extra Programme.
5. Eine To-do-Liste motiviert. Durch das Abhaken von erledigten Aufgaben siehst du Erfolge.

Bist du schon motiviert eine Liste zu erstellen? Glaub mir, die Mühe lohnt sich. Eine To-do-Liste ist das perfekte Tool für dein persönliches Zeitmanagement.

Um effektiv mit deiner Aufgabenliste zu arbeiten, gibt es ein paar Punkte zu beachten:

1. Führe nur eine To-do-Liste, auf der du alle Aufgaben auflistest. Zusätzliche Post-its oder Telefonnotizen verursachen mehr Chaos als Nutzen.
2. Erstelle deine To-do-Liste immer abends für den nächsten Tag. Damit stellst du sicher, dass du am nächsten Morgen gleich alle Aufgaben im Blick hast und ohne Zeitverlust loslegen kannst.
3. Trage dir nur Aufgaben und Projekte in deine Liste ein. Termine gehören in deinen Kalender, Ideen auf die Ideenliste.
4. Nutze ein Tool, das dir Spaß macht und auf das du stets Zugriff hast. Es ist vollkommen egal, ob es ein analoges Notizbuch ist oder ein Tool auf deinem Smartphone. Wichtig ist nur, die To-do-Liste regelmäßig zu führen und aktuell zu halten.
5. Streiche die Aufgaben, die du erledigt hast und sei stolz auf dich. Erledigte Aufgaben zu streichen kann ganz schön motivieren. 😉

Die Gestaltung deiner To-do-Liste

Wenn du dich entschieden hast, eine To-do-Liste zu führen, geht es jetzt an die Gestaltung. Was möchtest du alles auf deiner Liste festhalten? Verschiedene Möglichkeiten sind zum Beispiel:

• Deine Aufgaben + zu erledigen bis
• Deine Aufgaben + zu erledigen bis + die Priorität
• Deine Aufgaben + zu erledigen bis + Priorität + geschätzter Zeitaufwand

Auf meiner Liste gibt es 3 Spalten. In der ersten werden die Aufgaben und Projekte festgehalten, in der zweiten die voraussichtlich benötigte Arbeitszeit und in der dritten Spalte, wann es erledigt sein muss.

Aufgaben/Projekte	Zeitaufwand	erledigen bis

Zusätzlich arbeite ich mit verschiedenen Farben, mit denen ich die Aufgaben markiere:

• Rot steht bei mir für die Dinge, die dringend erledigt werden müssen.
• Orange für wichtige Aufgaben, die aber nicht ganz so dringend sind.
• Grün sind Aufgaben, die ich bei Gelegenheit erledigen muss.

Du hast jetzt einen super Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Projekte. Aus deiner Gesamtübersicht lassen sich jetzt schnell die wichtigsten und dringendsten Tätigkeiten ablesen und für den nächsten Arbeitstag einplanen. Aber bitte denke daran, nicht zu viele Aufgaben für den nächsten Tag einzuplanen. Nichts ist demotivierender als eine Liste, die gar nicht abgearbeitet werden kann.

Die 60/40 Regel

Bei der Tagesplanung hat sich die die 60/40 Regel bewährt. 60 % deiner Arbeitszeit kannst du verplanen und 40 % bleiben als Puffer für unvorhergesehene Aufgaben frei.

Du kannst dich auch zusätzlich an der 1-3-5 Regel orientieren.

• 1 Tagesaufgabe, deine Hauptaufgabe des Tages
• 3 wichtige Aufgaben, die erledigt werden sollten
• 5 kleinere Aufgaben, die du bearbeiten solltest, wenn es zeitlich machbar ist

Falls du schneller bist und noch Zeit zur Verfügung hast, kannst du immer noch weitere Aufgaben aus der Liste erledigen.

Probiere es mal aus mit einer To-do-Liste zu arbeiten und diese regelmäßig zu erstellen. Ich bin mir sicher, du wirst viel effizienter arbeiten, motivierter sein und mehr erledigen können. Und sei vor allem stolz auf dich, wenn du deine Aufgaben abgearbeitet hast. Ich wünsche dir viel Erfolg.

Falls du Fragen hast, schreibe mir gerne eine Nachricht.