Kennst du das Gefühl, dass der Tag viel zu kurz ist, um alle Arbeiten zu erledigen? Vor allem als Einzelunternehmer, der sich um alles selbst kümmert, ein ständiges Thema. Auch mir ging es am Anfang so. Gerade die kleinen Routineaufgaben sind es, die wahnsinnig viel Zeit in Anspruch nehmen und bei denen man sich schnell verzettelen kann. Doch mit der richtigen Planung und Organisation reicht die Zeit aus. Meine besten Zeitspar-Tipps, um effizient zu arbeiten verrate ich dir hier:
Inhaltsverzeichnis
1. Den Tag entspannt beginnen
Wie beginnst du deinen Tag? Entspannt mit einem guten Frühstück oder checkst du gleich nach dem Aufwachen deine Nachrichten auf dem Smartphone? Wie heißt es so schön „in der Ruhe liegt die Kraft“. Dieser Spruch hat seine Berechtigung, denn wenn du deinen Tag gestresst beginnst, wird dieses Gefühl den ganzen Tag anhalten. Starte bewusst und entspannt in den Tag.
2. Nach dem eigenen Biorhythmus arbeiten
Jeder Mensch hat seinen eigenen Rhythmus. Der eine ist ein Frühaufsteher und morgens am produktivsten, der andere arbeitet besser abends bis spät in die Nacht hinein. Wenn du deine wichtigsten Arbeiten in deine produktive Phase legst, wirst du sie deutlich schneller und besser erledigen. Für mich ist beispielsweise der Vormittag die beste und effektivste Zeit.
3. Plane deinen Tag
Hast du einen Überblick über alle Aufgaben? Mir hilft es, sie auf einer To-Do-Liste zu notieren und dann entsprechend einzuplanen. Zu meiner Routine gehört es auch, immer freitags einen Plan für die kommende Woche zu erstellen. Dadurch habe ich den Kopf frei und kann entspannt ins Wochenende gehen.
4. Einen Zeitpuffer einplanen
Es kommt meistens etwas Unverhofftes dazwischen. Deshalb immer einen Zeitpuffer einplanen. Ich verplane etwa 60 % meiner Arbeitszeit. Das gibt mir die Möglichkeit, flexibel zu reagieren, ohne gleich unter Stress zu geraten.
5. Arbeitszeiten festlegen
Selbst und ständig? Nein, bitte nicht, denn dann ist der Burnout vorprogrammiert. Regelmäßige Pausen, Feierabend und Auszeiten lassen uns viel produktiver arbeiten und kreativer sein. Vielleicht hast du auch schon festgestellt, dass dir die besten Ideen kommen, wenn du entspannt bist?
6. Kein Multitasking
Du kannst mehrere Sachen gleichzeitig erledigen? Prima, aber kannst du dich auch auf alles konzentrieren? Vermutlich nicht. Wenn wir mehrere Dinge zur selben Zeit erledigen, ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln und Fehler zu machen. Deshalb lieber eins nach dem anderen und dafür richtig. Im Endeffekt spart das eine Menge Zeit ein.
7. Checklisten und Vorlagen anlegen
Ich liebe es organisiert zu sein und bin ein großer Fan von Checklisten und Vorlagen. Für immer wiederkehrende Aufgaben eine riesengroße Hilfe. Einmal angelegt, sparen Checklisten und Vorlagen so enorm viel Zeit ein.
8. Wichtige Aufgaben priorisieren
Auch wenn dir der Sinn gerade nicht nach einer bestimmten Aufgabe steht. Fang mit deinen wichtigsten Aufgaben an. Sind sie erledigt, hast du weniger Zeitdruck und kannst dich in Ruhe den Tätigkeiten widmen, die du gerne machst.
9. Social Media und Benachrichtigungen ausschalten
Effizient arbeiten heißt, sich auf eine Sache zu konzentrieren. Jedes Mal, wenn die Mitteilung „eine neue Nachricht“ ertönt, wirst du aus deiner Arbeit gerissen. Deshalb deaktiviere Benachrichtigungen, schalte deine sozialen Medien aus und lese deine Mails nur zu bestimmten Zeiten, die du vorher festgelegt hast.
10. Große Aufgaben und Projekte in kleine Teile zerlegen
Wenn du größere Aufgaben oder Projekte hast, zerlege sie in kleiner Teilaufgaben. So kannst du besser planen und auch kleine Zeiteinheiten, die du übrig hast, sinnvoll nutzen.
11. Zeiten für wiederkehrende Aufgaben festlegen
Für Tätigkeiten, die du regelmäßig erledigen musst, lohnt es sich, feste Zeiten einzuplanen. Beispielsweise montags neue Artikel und Beiträge schreiben und freitags die Buchhaltung erledigen.
12. Zeiten erfassen
Kannst du gut einschätzen, wie lange du für Aufgaben benötigst? Mit dem kostenlosen Zeiterfassungstool Toggl kannst du deine Zeit erfassen und schauen, ob deine Planung realistisch ist. Vielleicht muss der eine oder andere Prozess auch noch optimiert werden.
13. Notizbuch oder Notizbuch-App
Ich bin ein Fan von Notizbüchern und habe ständig eines dabei. So kann ich Ideen und Aufgaben, die mir spontan in den Sinn kommen gleich notieren. Dadurch vergesse ich sie nicht und habe den Kopf wieder frei.
14. Du musst nicht alles allein machen
Auch als Solo-Selbstständiger musst du nicht alle Arbeiten allein erledigen und kannst dir Unterstützung durch eine virtuelle Assistentin holen. Falls du gerne mehr über die Vorteile der virtuellen Assistenz erfahren möchtest, lies hier weiter.
Ich hoffe, meine Zeitspar-Tipps helfen dir, effizienter zu arbeiten. Wenn du Fragen und Anregungen hast oder Unterstützung benötigst, lass es mich gerne wissen.
