Gut gelaunt schaltest du morgens deinen Computer an und öffnest dein Postfach. Du traust deinen Augen kaum, denn schon wieder sind unzählige E-Mails angekommen. Wahnsinn. Wann und wie sollst du den bitte diese E-Mail-Flut bewältigen?
Wir alle kennen das. E-Mails sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken und verzichten möchten wir auch nicht auf sie. Damit du erst gar keine E-Mail-Flut im Postfach hast, habe ich ein paar Tipps für dich.
Ein gutes E-Mail-Management bringt dir einige Vorteile:
- Du verminderst deinen Stress, den ein volles Postfach immer verursacht.
- Mit einem organisierten Postfach sparst du Zeit, die du für andere Aufgaben nutzen kannst.
- Du kannst schneller auf dringende Anfragen reagieren, was deine Kunden begeistern wird.
Klingt gut oder? Dann lass uns jetzt zu den Tipps kommen
1. E-Mails zu festen Zeiten bearbeiten
Was glaubst du, wer bearbeitet seine E-Mails konzentrierter, schneller und für den Absender wertvoller? Jemand der ständig alle eingehenden Mails liest und beantwortet, während er mit etwas anderem beschäftigt ist? Oder jemand, der sich feste Zeiten blockt?
Wenn du dir feste Zeiten für deine Mails einplanst, kannst du dich auch vollkommen darauf konzentrieren. Denn der Absender merkt, wenn du Mails nebenbei beantwortest. Du hast bestimmt auch schon Mails bekommen, wo deine Fragen überhaupt nicht beantwortet wurden, oder? Das macht einfach keinen guten Eindruck. Deshalb lieber feste Zeiten einplanen, Mails in Ruhe richtig lesen und eine für den Empfänger passende Antwort verfassen.
Ich bearbeite meine Mails zweimal am Tag. Gleich morgens und nach der Mittagspause. In der restlichen Zeit schließe ich mein Postfach und widme mich konzentriert meinen restlichen Aufgaben. So bekommt jeder Absender trotz meiner festen Zeiten eine zeitnahe Antwort.
2. Mails in den Kalender verschieben und Ordner anlegen
Wovon ich dir in jedem Fall abraten würde, sind gelesene Mails wieder als ungelesen zu markieren. Ich weiß, dass das gerne gemacht wird, wenn Mails Termine beinhalten. Nur leider bekommst du auf diese Art deinen Posteingang nicht leer und verschenkst wertvolle Arbeitszeit. Denn über diese ungelesenen Mails wirst du immer wieder stolpern, sie erneut lesen und wieder als ungelesen markieren. Außerdem ist die Gefahr einen Termin zu verpassen deutlich höher. Mache es dir leichter und verschiebe Termin-Mails einfach in deinen Kalender und lass dich mit der Erinnerungsfunktion an den Termin erinnern.
Eine Möglichkeit deine E-Mails zu organisieren sind Ordner. Du könntest beispielsweise einen Ordner für Newsletter anlegen und dir diese dann direkt in den Ordner Newsletter schicken lassen. So wird dein Posteingang übersichtlicher und du kannst Newsletter lesen, wenn du Zeit hast. So richtest du es in Outlook ein:
- Klicke den betreffenden Newsletter an
- gehen auf den Reiter „verschieben“
- wähle Nachrichten in dieser Unterhaltung immer verschieben
- deinen Ordner Newsletter auswählen
- mit ok bestätigen.
Wie viele Ordner du anlegst, musst du selbst entscheiden. Weitere Ordner könnten Projektordner oder ein Ordner für Auftrags- oder Bestellbestätigungen sein. Wichtig ist, dass es für dich übersichtlich ist.
3. Schnellbausteine anlegen
Schreibst du immer wieder die gleichen Textabschnitte? Dann lege dir dafür Schnellbausteine an. Und noch ein kleiner Tipp ist die Autokorrektur. Hinterlege dort einfach Kürzel für Namen oder Floskeln, die du oft schreibst. Zum Beispiel fg für Freundliche Grüße.
4. Verursachen deine Newsletter eine E-Mail-Flut
Hand aufs Herz, wie viele deiner Newsletter liest du wirklich? Oder verschiebst du mache direkt in den Papierkorb? Dann weg damit. Nutze den Abmelde-Button, den jeder Newsletter am Ende hat und trage dich aus der Liste aus.
5. SPAM markieren und Absender sperren
SPAM Mails sind nervig. Markiere diese Mails immer gleich als SPAM, dadurch wird der Absender gesperrt und du solltest zumindest von diesem Absender keine Mails mehr erhalten.
6. Abwesenheitsnotiz
Du bist momentan nicht erreichbar? Egal, ob du Urlaub hast, krank bist oder vielleicht gerade mit einem wichtigen Projekt beschäftigt bist, informiere den Absender. Die Abwesenheitsnotiz sollte kurz formuliert sein und die wichtigsten Fragen beantworten.
- Wie lange bist du nicht erreichbar?
- Wird deine Nachricht weitergeleitet?
- Bist du in Notfällen erreichbar?
- Wann kann der Absender mit einer Antwort rechnen?
Ein guter Bekannter von mir bearbeitet alle seine Mails morgens und richtet für den restlichen Tag eine Abwesenheitsnotiz ein. Darin informiert er die Absender, dass sie gleich am nächsten Morgen mit einer Antwort rechnen können. Er hat mit dieser Vorgehensweise sehr gute Erfahrungen gemacht. Die meisten Leute erwarten gar nicht sofort eine Antwort. Sie sind zufrieden, wenn sie wissen, bis wann eine Antwort kommt.
Bist du jetzt motiviert, deine E-Mail-Flut anzupacken? Egal welchen Tipp du umsetzten möchtest, richte dir deine E-Mail-Bearbeitung so ein, wie es für dich passend ist.
Wenn du weitere Tipps oder Fragen hast, schreibe mir gerne eine Nachricht. Viel Erfolg bei deinem E-Mail-Management.
Lass uns in Kontakt bleiben!
